Datenschutzerklärung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der betroffenen Person oder auf einer sonstigen gesetzlichen Grundlage.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung der betroffenen Person
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Nutzerkonten für Träger- und Plattformpersonal)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen, insbesondere an der Bereitstellung eines funktionsfähigen, sicheren Verzeichnisses sozialer Einrichtungen sowie an dessen technischem Betrieb

Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage ist bei den einzelnen Verarbeitungstätigkeiten unten genannt.

Wenn Sie das Kontaktformular auf sogenau.de/kontakt nutzen, verarbeiten wir Rolle, Anrede, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Angaben werden per E-Mail an jurik.kaehler@sogenau.de zugestellt und zusätzlich als Anfrageprotokoll gespeichert, falls der Versand fehlschlägt oder zur Nachvollziehbarkeit nötig ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf eine Zusammenarbeit zielt. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Beim Besuch der öffentlichen Website (Startseite, Suche, Einrichtungsprofile, Impressum u. Ä.) setzen wir derzeit keine eigenen Cookies ein. Insbesondere nutzen wir kein Analyse- oder Marketing-Cookie.

Die öffentliche Website nutzt die Schriftarten Inter (Fließtext und Benutzeroberfläche) und Sora (Display-Überschriften, sofern sie verwendet werden). Die Schriftdateien werden nicht über externe CDN-Anbieter (z. B. Google Fonts) geladen, sondern gemeinsam mit der Website von unserem Hosting-Provider ausgeliefert. Beim Seitenaufruf werden dafür keine Verbindungen zu Drittanbieter-Servern für Schriftarten hergestellt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, technisch stabilen Darstellung unserer Website).

Im internen Admin-Bereich werden Textschriften (Inter) und Icon-Schriftzeichen (Material Symbols) ebenfalls lokal ausgeliefert; auch dort erfolgt kein Abruf von Google-Font-Servern.

Im internen Admin-Bereich (für Plattform- und Trägerpersonal) setzen wir ein technisch notwendiges Cookie ein, um eingeloggte Nutzer während ihrer Sitzung zu authentifizieren:

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Anmeldung). Da es sich um ein technisch unbedingt erforderliches Cookie handelt, ist hierfür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich. Das Cookie endet mit Ablauf der Gültigkeitsdauer, Abmeldung oder Schließen des Browsers.

• E-Mail-Adresse (Login-Kennung)
• Anzeigename
• Rolle innerhalb der Plattform
• optional: Anrede, Titel, Abteilung/Funktion, Telefon, Fax
• Zuordnung zu Träger und/oder Einrichtung(en)
• optional: Profilbild
• Passwort (verschlüsselt/gehasht gespeichert)

Ist bei einer Kontaktperson die Option „auf Profil anzeigen“ aktiviert, werden Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. Profilbild öffentlich im jeweiligen Einrichtungsprofil dargestellt.

Konten werden ohne Passwort angelegt; die Aktivierung erfolgt über einen 7 Tage gültigen Link per E-Mail, bei dessen Nutzung der Nutzer selbst ein Passwort vergibt. Passwörter werden ausschließlich in gehashter Form (scrypt) gespeichert, niemals im Klartext. Eine Anmeldung über Drittanbieter (Single Sign-on) wird nicht angeboten.

Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden zusammen mit IP-Adresse und User-Agent protokolliert (bei Fehlschlägen zusätzlich die versuchte E-Mail-Adresse), ebenso Änderungen an Trägern, Einrichtungen, Nutzern und Kontaktdaten (Audit-Protokoll).

Rechtsgrundlage für die Kontoverwaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Protokollierung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der IT-Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen).

Diese Daten werden überwiegend nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben, sondern stammen aus:

• der manuellen Pflege durch berechtigtes Träger- oder Einrichtungspersonal bzw. durch SoGenau-Administratoren,
• öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Impressum, Kontaktseite oder Team-Seite der Einrichtung/des Trägers), die vor Übernahme redaktionell geprüft werden,
• der Übernahme von Stammdaten des übergeordneten Trägers bei Anlage einer neuen Einrichtung.

Da die Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben werden, gelten die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Sozialarbeitenden aktuelle und verlässliche Kontaktmöglichkeiten zu sozialen Einrichtungen bereitzustellen und damit die bislang übliche, zeitaufwändige Recherche per Telefon oder Internetsuche zu ersetzen.

Verknüpfte Facility-Manager, die zugleich ein eigenes Nutzerkonto besitzen (siehe Abschnitt 6) und deren Sichtbarkeit auf dem Profil aktiv freigeschaltet ist, werden auf einer eigenen vertraglichen bzw. auf Einwilligung beruhenden Grundlage angezeigt.

Wir sind bestrebt, Kontaktpersonen angemessen über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Da eine individuelle Direktansprache jeder einzelnen Kontaktperson mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden sein kann (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO), setzen wir hierfür ergänzend auf folgende Maßnahmen:

• Transparenz durch diese Datenschutzerklärung sowie einen Hinweis auf Anfrage-, Korrektur- und Löschmöglichkeiten;
• die Verpflichtung von Trägern und Einrichtungen, nur Daten zu melden, für die sie berechtigt sind;
• einen Prozess zur Korrektur oder Löschung von Kontaktdaten auf Anfrage der betroffenen Person, siehe Abschnitt 11.

Kontaktpersonen, die der Veröffentlichung oder Verarbeitung ihrer Daten widersprechen möchten, können sich jederzeit an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten wenden; die entsprechenden Daten werden dann geprüft und ggf. entfernt (siehe Widerspruchsrecht, Abschnitt 11).